При първото запознаване с бизнес кореспонденцията може да се получи впечатлението, че това е твърде сложна система. Всъщност различните типове бизнес букви отговарят на нуждите на индивида в взаимодействие.
Бизнес писмо за сътрудничество
Първият мост между бъдещите партньори е, по правило, бизнес писмо за сътрудничество. Представители на двете фирми вече могат да се запознаят и да проведат предварителни преговори, но официалният контакт ще бъде писмото за сътрудничество.
Важни точки за този документ:
- обжалване пред конкретно лице;
- позоваване на срещата или източника на информация за тази фирма;
- обобщение на същността на въпроса;
- таблици, цени и друга допълнителна информация е по-добре да се изпрати в заявлението.
Бизнес писмо от срещата
Ако бъде успешна, следващата стъпка ще бъде бизнес писмо от срещата. Този тип бизнес писма може да намали броя на междинните етапи на преговорите и да повлияе на успеха на предстоящата среща. Заинтересованата страна трябва да обмисли подробностите до най-малката подробност:
- подзаконови актове;
- дневен ред;
- да формулира въпроси за обсъждане;
- очертават редица вторични проблеми, които могат да възникнат в процеса;
- подготвят информационни приложения, които се препоръчва от другата страна да прочете преди срещата.
Това разумно бизнес писмо ще помогне да се избегнат недоразумения, несъответствия и други неприятни моменти, които могат да повлияят на резултата от преговорите. Въз основа на резултатите от преговорите е написано друго бизнес писмо относно срещата - но вече под формата на доклад за постигнатите резултати. Тя служи за същата цел: да се увери, че партньорите правилно тълкуват постигнатите споразумения. Втората страна се приканва да потвърди протокола от заседанието или да внесе изменения по правило за един ден.
Други видове бизнес кореспонденция
С вече установени взаимоотношения, най-често тези типове бизнес писма, като бизнес заявка и съответно писмо-отговор. При всякакви промени в договореностите или когато е необходима допълнителна информация, една фирма изпраща друго писмо за заявка.
За да запазят съществуващите бизнес отношения или да установят нови такива, се предоставят такива видове бизнес писма като бизнес писмо с покана и бизнес рекламно писмо. Фирмата може да организира конференция, изложба, семинар и т.н. - и да покани реални и потенциални партньори в лицето на ръководството или целия екип. Ще бъде по-евтино да изпратите писмо за продажби, но връщането от него е много по-ниско.
Бизнес етикетът включва писмо с благодарност в отговор на изпълнението на искането от страна на контрагента или за друго сътрудничество.
Някои видове бизнес кореспонденции може да са по-трудни за писане. Това са:
- бизнес писмо за отказ;
- бизнес писмо с извинения;
- бизнес писмо;
- заявка за бизнес писмо.
В тези документи е особено важно да се поддържа доброжелателен и уважаващ тон. Що се отнася до писмото за искане, тогава, съгласно правилата на бизнес етиката, формулировката на молбата се използва дори и в случаите, когато в живота ще има търсене.
Какво да търсите в бизнес кореспонденцията:
- важен момент за всяко бизнес писмо е обжалване пред конкретно лице, с правилното изписване на пълното име, длъжност, име на компанията;
- независимо дали пишете електронно бизнес писмо или хартиено писмо - то трябва да е на фирмената бланка с всички реквизити;
- етика, коректност и уважение - единственият приемлив тон за бизнес писма.
- писмото трябва да бъде поддържано в сух, делови стил - по-добре е да избягвате емоционалните завои от обикновената реч.
Бизнес писмо, написано с тези нюанси, ще направи по-добро впечатление за вашия подател. И в света на бизнеса, това ще помогне да отворите правилните врати.